一个被68.62%产品经理忽略的利器

“邮件“也是产品经理非常有效的利器之一,它能够“帮助”产品经理有效推动项目,还能激励项目组成员,信息传达时减少沟通漏斗,提高沟通效率。

当今很多企业喜欢用TIM,微信来进行办公交流,大企业有自己研发的内部沟通工具,比如网易的网易泡泡、百度的百度HI、中国电信的易信等,一来更符合公司业务,二防止信息泄露。然而在一个企业中,使用邮件进行工作交流才算是规范的沟通方式。

曾经看过一条动态写道,“如何评估公司内部是否高效协同,可根据日邮件数指标的高低,反应出该企业内部是否高效协同“。从此延伸出公司内部运转效率有多高,就看日邮件数量有多少。

“邮件“也是产品经理非常有效的利器之一,它能够“帮助”产品经理有效推动项目,还能激励项目组成员,信息传达时减少沟通漏斗,提高沟通效率。

1. 减少沟通漏斗

先分享一个关于“观测哈雷彗星的传话”的故事,1910年美军的一次部队的命令传递是这样的:

营长对值班军官:明晚大约8点钟左右,哈雷彗星将可能在这个地区看到,这种彗星每隔76年才能看见一次。命令所有士兵穿着野战服在操场上集合,我将向他们解释这一罕见的现象。如果下雨的话,就在礼堂集合,我为他们放一部有关彗星的影片。

值班军官对连长:根据营长的命令,明晚8点哈雷彗星将在操场上空出现。如果下雨的话,就让士兵穿着野战服列队前往礼堂,这一罕见的现象将在那里出现。

连长对排长:根据营长的命令,明晚8点,非凡的哈雷彗星将身穿野战服在礼堂中出现。如果操场上下雨,营长将下达另一个命令,这种命令每隔76年才会出现一次。

排长对班长:明晚8点,营长将带着哈雷彗星在礼堂中出现,这是每隔76年才有的事。如果下雨的话,营长将命令彗星穿上野战服到操场上去。

班长对士兵:在明晚8点下雨的时候,著名的76岁哈雷将军将在营长的陪同下身着野战服,开着他那彗星牌汽车,经过操场前往礼堂。

从故事中发现多层级信息传递容易产生“失真”问题。即使重点被传送了下去,也会缺少很多信息细节。当一个人和另一个人沟通时,嘴里说出来的信息已经打折,往往只能说出80%的信息。

而在接收者一端,最终能够接收到的信息可能只有60%,而其中能消化掉的只有40%。所以从故事中,连长到排长再到士兵,每一层都减少40%的信息量,导致下面层级再次传递信息的时候内容完全“变了个样”。

这种现象特别容易发生一个大企业中,一个任务的传达往往要通过层级的方式,而这就像一个漏斗,当任务下达到最底层的时候,已经遗漏很多关键信息。

在互联网团队一个再小的需求沟通从口头传达,再到团队人员吸收理解,这个极短的过程中都非常容易产生偏差。运用邮件恰好能够解决“沟通漏斗”问题。一方面,文字表达更加正式;另一方面,口头表达较难达到“原句传递”的状态,而邮件可以实现“原文转发”,保证了发件人信息的真实性和完整性,防止信息被过滤而导致理解偏差。有效解决产品经理一对多时信息不对称问题。

2. 邮件驱动

在同一个项目中沟通都内容,可以集中到同一封邮件中。也就是说,无论沟通了多少次,都可以在同一封邮件中看到所有的记录,减少了调取资料的麻烦。从立项到需求评审再到上线持续迭代,邮件能清晰的回顾产品某一个阶段、某一个版本的历程,并且可快速查找。

既然邮件让信息变得“可查”,这也让跨部门沟通更加顺畅,因为双方领导都能看到邮件,一些承诺与需求可以更加有效进行推进,毕竟“领导们”都看着,成员责任感就会更强。那么在项目发生问题的时候,也可通过当时的邮件记录,确定是哪一个环节发生了错误,并且“责任到人”。这不仅能够帮助企业更快地找到问题所在,还能够明晰责任,减少纠纷。

据不可靠调查,在项目中33.3%的矛盾来源于口头承诺然后其中一方“耍赖皮”,所以在工作上的事情尽可能不要口头/聊天工具上进行传达,养成一切以邮件传达为准的工作规范。

3. 邮件激励

现在很多团队的“邮件曲线”随时间推移和邮件数量都是呈“上升”状态,这反应出邮件数量在产品评审和研发期间邮件数会比较多,一旦产品上线后就立刻没声了。

健康的“邮件曲线”应该是随时间推移邮件数量上升,随着产品上线,后邮件减少逐渐为零,而不是直接为零。

最好的邮件结尾应该是激励或复盘反省,当某个的版本/活动“成功”了,版本/活动数据非常好看,超预期完成目标时,通过邮件感谢团队付出并简述下阶段计划,如果此前有团队成员之间存在相关矛盾,这类邮件基本能一笔勾销,毕竟谁也不会和项目成功过不去。

但“不成功”的时候作为产品也要端正心态,正面面对,邮件上描述相关原因,主动“背锅”。要有一种“成功”了就是团队牛叉,“不成功”就你自己“菜”的思想觉悟,因为这个项目的产品经理是你不是别人。

4. 邮件沟通框架

首先确定一个沟通目标,发邮件并不是与平时聊天一样随随便便写点东西、发个附件就完成了,而是要花时间去思考措辞,并且条理清楚地进行表达。

有些产品经理在发送带有附件的邮件时,并不会在邮件正文解释附件的内容、用途。他们认为邮件接受方打开附件自然就明白了。

然而现实中很可能不按你的剧本走。发送带有附件的邮件更需要做出详细解释,告诉接收方每个附件的作用,有些附件部分人必看,而有部分人可不看,这样才算达到了沟通的目的。否则接收方很可能附件都不会下载,这样就会造成沟而不通。

普适性比较强的邮件沟通框架

我希望让对方了解什么? 我希望对方记住什么? 我希望对方有什么感觉? 我希望对方做些什么?

达到发送->接受->反馈3个有效沟通环节。

以上希望对你有用。

参考资料:《腾讯管理法》刘彦君 黎明

#专栏作家#

动物园园长,微信公众号:首席吹牛官,人人都是产品经理专栏作家。互联网圈十八线作词人,国家一级退堂鼓表演艺术家。颜良而文丑,欢迎交流。

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